Polityka prywatności i RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 - 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – (Tekst mający znaczenie dla EOG), dalej: „RODO”, informujemy, że:

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest KANCELARIA AUDYTORSKO-KSIĘGOWA Sp. z o.o. z siedzibą w Gdyni (81-572) przy ul. Myśliwskiej 6/11A, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001165688, NIP 5862416209, REGON 541365317. Kontakt z administratorem możliwy jest pod adresem e-mail: kancelaria@kak.com.pl.

Inspektor Ochrony Danych: Spółka nie powołała inspektora ochrony danych (IOD) ze względu na brak takiego ustawowego obowiązku. We wszelkich sprawach dotyczących danych osobowych mogą się Państwo kontaktować bezpośrednio z Administratorem pod wskazanym wyżej adresem e-mail.

2. Zakres przetwarzanych danych

W ramach działalności audytorskiej i doradczej przetwarzamy dane osobowe niezbędne do realizacji usług, w tym:

• dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, stanowisko, numer PESEL, NIP,
• dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane finansowe i księgowe, w zakresie niezbędnym do wykonania audytu,
• dane pracowników lub kontrahentów klientów, przekazane w ramach realizacji zleceń.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

• realizacja usług audytorskich, doradczych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wystawianie dokumentów księgowych i podatkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• utrzymywanie kontaktu z klientami i kontrahentami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• archiwizacja dokumentacji i zabezpieczenie danych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• prowadzenie rekrutacji – art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO,
• marketing i komunikacja biznesowa – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane:

• podmiotom współpracującym z administratorem (np. kancelariom prawnym, biurom rachunkowym, dostawcom systemów IT),
• organom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa,
• kontrahentom i partnerom biznesowym – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia.

Podkreślamy, że nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Państwa danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych tych podmiotów bez Państwa wyraźnej zgody. Nie przekazujemy też danych podmiotom nieuprawnionym. W każdym wypadku udostępnienia danych poza naszą organizację, dokładnie oceniamy podstawę prawną i konieczność takiego działania.

5. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, w tym:

• przez czas trwania współpracy lub obowiązywania umowy,
• przez okres wymagany przepisami prawa (5 lat dla dokumentacji księgowej, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku oraz 8 lat dla dokumentacji dotyczącej badań sprawozdań finansowych licząc od dnia zamknięcia akt badania),
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (zazwyczaj 6 lat),
• lub do momentu cofnięcia zgody – jeśli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania lub uzupełnienia danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam kontakt z Państwem w celu obsługi Państwa zgłoszeń lub zapytań.

W celu skorzystania z powyższych praw mogą się Państwo skontaktować z nami w dowolny sposób wskazany w zakładce „formularz kontaktowy”. Wniosek powinien w miarę możliwości precyzować, z którego prawa i w jakim zakresie chcą Państwo skorzystać. Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkową weryfikację tożsamości osoby składającej wniosek, aby upewnić się, że udzielamy informacji uprawnionej osobie. Na każde żądanie dotyczące praw odpowiemy bez zbędnej zwłoki – maksymalnie w ciągu miesiąca od jego otrzymania (termin ten może zostać przedłużony o kolejny miesiąc w razie skomplikowanego charakteru żądania, ale wówczas poinformujemy Państwa o przedłużeniu terminu).

7. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych, w tym:

• rozwiązania zapewniają poufność, integralność i rozliczalność danych, takie jak zabezpieczenia systemów informatycznych,
• kontrolę dostępu i autoryzację pracowników,
• ograniczony dostęp do danych tylko dla upoważnionych osób,
• regularne kopie bezpieczeństwa,
• regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych,
• umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami współpracującymi.

Wszelkie dane osobowe traktujemy jako poufne i zobowiązujemy naszych pracowników oraz współpracowników do zachowania tajemnicy w tym zakresie.

8. Pliki cookies i dane techniczne

Strona internetowa może używać plików cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania, analizy ruchu oraz dostosowania treści do preferencji użytkowników. Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce. Jeśli witryna nie używa cookies, stosuje się zasadę: „Strona nie gromadzi plików cookies ani danych osobowych użytkowników.”

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani profilowane.

10. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa lub stosowanych technologii. Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na stronie internetowej www.kak.com.pl.

Niniejszy dokument ma charakter informacyjny i służy spełnieniu obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i 14 RODO oraz odpowiada standardom polityki prywatności w polskim systemie prawnym. W zakresie nieuregulowanym w niniejszej Polityce zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym RODO oraz krajowe ustawy dotyczące ochrony danych osobowych.

Dziękujemy za zapoznanie się z Polityką Prywatności Kancelarii Audytorsko-Księgowej. Państwa zaufanie jest dla nas ważne, a ochrona danych osobowych stanowi integralną część naszej odpowiedzialności zawodowej. Zapewniamy, że dokładamy wszelkich starań, aby dane osobowe naszych klientów, partnerów i innych osób były należycie chronione i przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Data ostatniej aktualizacji: 03.04.2025